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El valor de los documentos

Wednesday, August 17, 2011

El valor de los documentos se determina por la utilidad que presten en forma inmediata o futura. Por ello, podemos clasificar en valor primario y secundario.

Tendrán valor primario los documentos que valoras de utilidad inmediata, entre los cuales tendrás los relacionados con aspectos administrativos que pueden ser: ingreso a la universidad, matrículas, contratos de servicio y otros que consideras,  conservar en tu archivo, tendrán valor primario.

También encontrarás los de aspecto contable o fiscal que tienen que ver con movimientos de carácter monetario.
Los de aspecto legal que en su mayoría lo tiene implícito. El aspecto legal de un documento representa los marcos que determina la Ley para respaldar derechos u obligaciones. Por ejemplo, si tienes préstamos a través del Icfes o compromisos que haces con la universidad para el pago de su semestre.

Serán de valor secundario aquellos que valoras a futuro. Este valor se subdivide a su vez en dos categorías: predecible o evidencial o sea, cuando la importancia de la información puedes detectarla fácilmente y deseas conservarla en forma permanente o determinas  destruirla.