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Especificaciones para cajas de archivo

Wednesday, February 23, 2011

Es importante recordar las recomendaciones dadas por el Archivo General de la Nación para preservación y conservación del acervo documental



Los primeros meses el año necesitas organizar también aquellos documentos de gran volumen, que tendrás en forma temporal como catálogos, facturas formas continuas y no les encuentras acomodo?

“…La Guía “Especificaciones para Cajas y Carpetas de Archivo”, elaborada por el Grupo de Conservación y Restauración del AGN, recoge diferentes documentos técnicos desarrollados por este equipo de trabajo, que han aplicado en la preservación y conservación del acervo documental y distribuido a nivel nacional en desarrollo de la asistencia técnica.

Asimismo, en cumplimiento de la Ley 80 de 1989 y la Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos, que puntualiza su misión institucional como ente rector de la política archivística del país.

Es igualmente el resultado de la experiencia y el conocimiento colectivo del grupo de profesionales de diversas disciplinas, vinculado a la entidad y que ha enriquecido el contenido de estos conceptos a través de los años.

El objetivo de publicar estas especificaciones es ofrecer una herramienta útil para implementar el uso técnico de unidades de conservación en los distintos archivos del país, con el fin de garantizar la adecuada preservación de los documentos en soporte papel.

De esta manera, se garantiza la integridad física y funcional documental, se requiere el uso de carpetas y cajas adecuadas durante las diferentes fases del ciclo vital de los documentos, a partir del momento de su emisión, durante su proceso de vigencia hasta su disposición final en el Archivo Histórico.

El correcto almacenamiento y manipulación, es una estrategia de conservación-preventiva que se plantea en desarrollo del Sistema Integrado de Conservación de acuerdo con la Ley General de Archivos y que formulado como un Programa de Almacenamiento y/o Re-almacenamiento se debe implementar en los diferentes procesos de organización de archivos.

La mencionada Ley (Título IV. Administración de Archivos, Art. XI. Conservación de documentos), establece la obligatoriedad de las entidades públicas y de los funcionarios de archivo implementar un sistema integrado de conservación en cada una de las fases del ciclo vital de los documentos que garantice la conservación del material de archivos. Tiene como objetivo fundamental apoyar la recuperación, conservación y difusión del acervo documental de la nación, con el fin de servir a la comunidad y garantizar el ejercicio de los derechos y deberes del ciudadano, haciendo de los documentos soportes básicos para la toma de decisiones y elementos fundamentales del patrimonio cultural de la nación.

Es importante enfatizar que en los archivos puede implementarse el uso de diferentes diseños para las unidades de conservación, pero debe tenerse en cuenta que cumplan con las especificaciones recomendadas en cuanto a diseño y uso de materiales en su elaboración.

El AGN aconseja almacenar los documentos en carpetas de cartulina desacidificada (para documentos históricos) o de material neutro – tipo propalcote - (para archivos de gestión) de cuatro aletas y éstas dentro de cajas, donde tanto unas como otras, estarán debidamente identificadas…”