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El expediente administrativo

Friday, February 1, 2013

Se entiende por expediente administrativo un conjunto ordenado de documentos generados por una unidad u oficina (productor) en la resolución administrativa de un mismo asunto.

 

Los archivos de oficina o de gestión están formados por los documentos producidos y recibidos por la oficina en desarrollo de las funciones y actividades que tengan encomendadas, y conservados como instrumento para la toma de decisiones, tramitación de asuntos y defensa de derechos.


La organización de los archivos de oficina se basa en tres principios:

 

  • Ser reflejo de las actuaciones del archivo de gestión u oficina.
  • Reproducir el orden original de la creación de los documentos y expedientes, de acuerdo con el procedimiento administrativo que resuelve el asunto.
  • Considerar como piedra angular de la actuación administrativa, y por ello del archivo, el expediente administrativo.

 

Recomendaciones Prácticas:

 

  • Casi todos los documentos forman parte de un expediente. Se entiende por expediente administrativo un conjunto ordenado de documentos generados por una unidad u oficina (productor) en la resolución administrativa de un mismo asunto.
  • Todos los documentos y expedientes forman parte de una serie. Se entiende por serie al conjunto de documentos y expedientes generados por una unidad u oficina, resultados de una misma gestión, actividad o procedimiento.


EXPEDIENTE SERIE

 


 

  • Dentro de una serie los expedientes deben estar individualizados, ya que cada uno se refiere a la resolución de un asunto. Abre un expediente para cada asunto (ej.: un expediente para cada persona, para cada obra, para cada acta, para cada petición de traslado, para cada convocatoria de oposiciones)
  • Determina el título oficial del expediente y de la serie, que suelen estar establecidos en normativas, reglamentos, en la propia documentación, etc. Las series deben identificarse por el tipo de información que contienen, y una vez determinado su título debe mantenerse en el tiempo.
  • No uses como títulos de series denominaciones como oficios, expedientes generales, varios, etc.
  • Los criterios para la formación de un expediente deben ser uniformes, constantes y conocidos por todo el personal de la unidad.
  • Debe evitarse la desmembración y dispersión de los expedientes y la creación de falsas series documentales.
  • Evita la duplicidad de expedientes, no abras nuevos expedientes sin tomar la precaución de saber si ya ha sido abierto.
  • No extraigas documentos originales de los expedientes, realiza fotocopias, tanto si es para iniciar un nuevo expediente como para satisfacer petición de terceros. Ante la necesidad de realizarlo, utiliza el formato de préstamo de documentos, con el día y persona a la que se lo has prestado.