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Importancia del documento

Wednesday, June 15, 2011

DOCUMENTO EN SENTIDO GENERAL: Documento es cualquier SOPORTE que contiene registrada información.

DOCUMENTO SEGÚN EL CÓDIGO DE PROCEDIMIENTO CIVIL: Son Los escritos, impresos, planos, dibujos, cuadros, fotografías, cintas cinematográficas, discos, grabaciones magnetofónicas, radiografías, talones, contraseñas, cupones, etiquetas, sellos y, en general, todo objeto mueble que tenga carácter representativo o declarativo, y las inscripciones en lápidas, monumentos, edificios o similares”.

SEGÚN EL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN, ES: Todo objeto mueble, producto de la actividad humana, que suministra información, independiente de su composición física y de los fines para los cuales fue creado.

Documento no solo son los escritos, sino los impresos, planos, cuadros, fotografía, cintas magnetofónicas, sellos, pinturas y todo lo que contenga información registrada. Siempre lo que interesa es la información que contiene.

¿Qué clasificación tienen los documentos?

Según el ente productor o su autor se clasifican en público y privado.

Documento público, es el expedido por funcionario público en ejercicio de sus funciones como representante del gobierno.

Documento privado, es el expedido por particulares como producto de sus actividades o por funcionarios públicos cuando no están ejerciendo su función.

¿Cómo saber la finalidad de los documentos?


Hay documentos dispositivos, los que imparten normas de obligatorio cumplimiento.
En el sector público son: Leyes, decretos, ordenanzas, resoluciones y sentencias.
En el sector privado son: Manuales de procedimiento, reglamentos de trabajo y las instrucciones administrativas.

Documentos testimoniales, son aquellos que sirven de prueba o testimonio. Tanto a nivel público como privado y son Actas, documentos contables; libros y balances con todos sus soportes, escrituras públicas, convenios, contratos, inventarios, actas de constitución y planos de obras.

Documentos informativos, los conforman la generalidad de los documentos dentro de una gestión administrativa. Pueden incluirse en este grupo las cartas, memorandos, informes, circulares, cotizaciones, tarjetas y boletines.