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Casos Especiales de Documentos de Archivo

Monday, April 1, 2013

 

“Los expedientes pueden definirse como: conjunto de papeles que reflejan una sola tramitación que se cierra con un documento dispositivo, generalmente un decreto o una resolución”.

Mapas, fotografías, balances y memorias editadas, tesis de doctorado, folletos de propaganda de productos con que trabaja una empresa, actas de congresos editadas y películas documentales, son documentos que pueden estar en el archivo o en la biblioteca.


Los volúmenes impresos de: memorias, balances, tesis doctorales, actas de congresos, necesitan tener una Biblioteca del Archivo o establecer un convenio con una biblioteca relacionada al archivo, que guarde y sirva estos documentos impresos, sin que dejen de pertenecer al archivo.


Los grandes archivos históricos, es conveniente  guardarlos en cuatro rubros así:


• Documentos impresos en volúmenes.
• Libros referentes: Tesis o trabajos de investigación.
• Libros sobre historia de la institución que produjo la documentación.
• Libros de estudio para los profesionales archiveros.


Expedientes y formularios


Los expedientes pueden definirse como conjunto de papeles que reflejan una sola tramitación que se cierra con un documento dispositivo, generalmente un decreto o una resolución. En ocasiones, la disposición final no constituye un documento  separable, sino que va en un breve escrito al pie del último papel.

 

Los expedientes:


• Se inician con la solicitud o presentación del interesado (persona o institución).
•Luego se acumula toda la información necesaria o los textos legalmente requeridos que ha de tener en cuenta la autoridad para poder decidir.
• Se cierra con el documento dispositivo de la autoridad.


Externamente, los expedientes van en soporte papel, sólo en un ejemplar original (puede haber copias incluidas) y frecuentemente llevan una cubierta llamada carátula en la que van impresos los datos principales de dicho expediente y casilleros que se llenan al transferir el expediente de una a otra oficina.
El expediente se debe archivar con un formulario impreso que requiera todos los datos y la información que necesitan para ser encontrados.


La tramitación por formulario:


Es una simplificación y agilización de la gestión de aquellos expedientes que no requieran de modo imprescindible la redacción personal.

 

Lo correcto es, entonces, tener preparado un formulario impreso que requiera todos los datos necesarios para aceptar o rechazar la solicitud.

 

Una ventaja importante  del formulario en el expediente es, la rapidez  en el llenado de los casilleros, en vez, de la lenta redacción propia.