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Conformación del Comité de Archivo

Monday, February 21, 2011

 El manejo de la documentación producida en tu empresa puede llegar a convertirse en una dificultad, si no cuentas con parámetros definidos de organización y control. Cuando no tienes una producción de documentos controlada y debidamente organizada, tarde o temprano comenzarán a verse los efectos de este problema en la imagen institucional. La solución está en buscar un sistema de información normalizada de producción, conservación, evaluación y recuperación. Esto lo logras a través de la conjugación de esfuerzos por parte de grupos representativos de la entidad que se canalizan por intermedio de lo que se conoce como:

COMITÉ DE ARCHIVO O DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS.
¿QUÉ ES?

Es un órgano interno de la entidad, de carácter asesor en todos los aspectos relacionados con la organización, manejo y control de los documentos de una entidad.

¿POR QUÉ ES IMPORTANTE?

El Comité de Archivo ocupa un lugar de gran importancia en el marco de las decisiones que se relacionan con los procesos administrativos y operativos de los documentos que recibe y genera una empresa. Debe establecer la simplificación del papeleo inútil y la duplicidad y conservación de documentos innecesarios, que se traducen en un ahorro considerable de dinero, esfuerzos y recursos que favorecen a la empresa. El control y normalización que establece el Comité en sus diversas etapas, permite a los directivos contar con elementos de juicio que les facilita la proyección de sus actividades y la toma de decisiones en el momento preciso.

OBJETIVOS

Debe ser la unificación de criterios y la normalización de procedimientos que abarquen la producción de documentos, número de copias, formatos y papelería a utilizar en cada trámite, manejo de correspondencia externa e interna, lugar y tiempo de conservación de archivos y otros; es decir, de todo el proceso documental.

Este objetivo se logrará alcanzar mediante la redacción, publicación y uso de un MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO.

FUNCIONES

Es la de asesorar y recomendar pautas y procedimientos que faciliten el logro de los objetivos de la organización coordinada de los documentos que produce la entidad.

INTEGRANTES

Como ente coordinador de los sistemas y procedimientos para el control del flujo organizado de documentos y comunicaciones de la entidad, debe estar integrado por representantes de los niveles decisorios de la entidad en sus distintos aspectos. Unos serán integrantes permanente y otros asistirán como participantes invitados, cuando los asuntos que se van a tratar estén relacionados con los documentos de su área de gestión.

INTEGRANTES PERMANENTES

1- La máxima autoridad de la institución o su delegado.

2- El Asesor Jurídico o Abogado de la empresa.

3- El Jefe de la Oficina de Sistemas o en su defecto el de Planeación.

4- El Jefe Administrativo

5- El Jefe de Archivo y Correspondencia.

INVITADOS ESPECIALES

Serán los Jefes de las oficinas involucradas en la toma de decisiones sobre documentos que afecten actividades por ellos coordinadas.