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importancia y métodos para el manejo de documentos

Friday, January 4, 2013

En una época el manejo de documentos significaba el almacenamiento, la recuperación y la protección de papeles. Hoy el manejo de documentos incluye no solo el archivo sino también el control, la utilización la creación y la responsabilidad final de estos.


El comercio, la banca, la industria y en gerencia, el mundo de los negocios en cualquiera de sus ramas necesita una comunicación precisa, porque las relaciones comerciales y empresariales deben fijarse en términos que solo pueden aportar la comunicación escrita, la cual tiene dos grandes propiedades: Permanencia y Constancia a las que cabe agregar las de ser medio de prueba legal y medio de facilitación del medio comercial.


La permanencia conlleva duración, el complejo mundo de los negocios reposa, aparte de la rapidez vertiginosa de sus transacciones, en la permanencia y duración que otorga existencia de un documento.
Constancia. La permanencia implica constancia en los acuerdos y en los compromisos, la comunicación escrita es la única forma de garantizar eficazmente que, lo que un día se pacta sigue en pie: un pedido, precio de un producto, condiciones de pago, forma y plazo de envío. En la constancia de las diferentes partes e interacciones en la relación mercantil o comercial.


Existe una conexión entre los objetivos personales de los individuos en una organización y los objetivos de la organización en sí misma y al establecer esta conexión en la práctica es el trabajo del gerente.


MEDIOS DE PRUEBA LEGAL


Que una comunicación escrita tenga el valor de constancias, le otorgue una propiedad. Ser medio de prueba legal en caso de litigio. Esto se debe a que es un testimonio fiel de las condiciones en que se hizo una transacción.


MEDIO DE FACILITACIÓN DEL INTERCAMBIO COMERCIAL


Por último, la comunicación escrita aporta un elemento de sensibilidad y formalidad en toda transacción comercial. Estos conceptos son fundamentales para el empresario de hoy y el ejecutivo moderno pueda tomar decisiones importantes en el momento preciso sin el manejo adecuado de los documentos, los cuales se encuentran dentro de una gaveta de archivo (físicamente) y en la memoria (disco duro) de una computadora de cualquier negocio dejaría de funcionar con efectividad.


MANEJO DE DOCUMENTOS Y ARCHIVO


En una época el manejo de documentos significaba el almacenamiento, la recuperación y la protección de papeles comerciales, es decir, lo conocemos básicamente como el archivo que significa custodiar y guardar. Hoy, el manejo de documentos incluye no solo el archivo sino también el control, la utilización, la creación y la responsabilidad final de estos. El manejo y control de documentos así como el sistema adecuado para su archivo de estar bajo responsabilidad de quien tiene los conocimientos básicos y está consiste de la importancia de correcto control, creación, utilización, almacenamiento, protección y disposición de los documentos necesarios en cada transacción que se realiza, veamos la terminología que se debe de utilizar específicamente en esta ciencia.



Bibliografía:
organizaciondocumentos.blogspot.com