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Tablas de valoración documental

Monday, February 21, 2011

El Acuerdo 039 de 2002 del Archivo General de la Nación (AGN), contempla que el conjunto de la documentación producida antes de la aprobación y aplicación de la Tablas de Retención Documental (TRD) en los Archivos de Gestión, se denomina, técnicamente, fondo acumulado y será sometido a un proceso de organización. Su resultado será la Tabla de Valoración Documental (TVD).

FONDOS ACUMULADOS

Son documentos reunidos por una entidad en el transcurso de su vida institucional, sin ningún criterio archivístico de organización, sin las mínimas condiciones de conservación y con pocas posibilidades de ser fuente de información y de consulta eficiente para los usuarios.

PROCESOS DE VALORACIÓN

De acuerdo con su ciclo vital, el Fondo Acumulado se forma con los documentos del archivo central o histórico, que adquieren un valor permanente. No se eliminan y se protegen para la investigación, la academia, la historia, la ciencia y la cultura. Por este motivo es importante establecer la fecha a partir de la cual se deben adelantar los procesos de organización documental para este tipo de fondos, pudiendo ser, en un principio, la documentación que por su antigüedad supere los 30 años.

VALORACIÓN DOCUMENTAL

Para la elaboración de las TVD, los documentos de los Fondos Acumulados, se analizarán desde una triple perspectiva:

1. La trascendencia como testimonio de la entidad.
2. La trascendencia de la actuación de la administración.
3. La trascendencia de la sociedad en su conjunto para cada dependencia.

Siguiendo las directrices del Archivo General de la Nación AGN en su Reglamento General de Archivos para Colombia, se define valoración documental como: “proceso por el cual se determinan los valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases de archivo”.

TRATAMIENTO DE FONDOS ACUMULADOS

Para definir la disposición final del conjunto de la documentación que haya sido producida y conservada, las entidades deberán adelantar el análisis de sus Fondos Acumulados, aplicando los principios por los cuales se rige la organización de los documentos en el archivo. Estos son: El respeto al origen o procedencia y el respeto al orden natural u original de los documentos, los cuales están dados por cada dependencia.

DEFINICIÓN DE TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL

Definidas por el Archivo General de Distrito AGD como: Producto del análisis y organización de un fondo acumulado que presenta el listado de agrupaciones documentales o series documentales con anotación de sus fechas extremas, su valoración, su disposición final y los procedimientos a seguir para aplicar la disposición final.

OBJETIVO

El objetivo de la Tabla de Valoración Documental es servir de instrumento de soporte para recuperar la memoria institucional, mediante la aplicación de criterios archivísticos y que permitan realizar el plan de transferencias secundarias.

ALCANCE

El alcance de la Tabla de Valoración Documental, como elemento archivístico, es proporcionar el instrumento dentro del Programa de Gestión Documental que describe en forma sencilla y clara la totalidad del fondo acumulado. Ésta se convierte en la guía para la organización, selección y expurgo de los documentos y se constituye en la base de las respectivas transferencias definidas en el cronograma anual para la entidad.

PLAN DE ACCIÓN

La ejecución del plan deberá estar sujeta a la aprobación definitiva por parte del comité de archivo de la entidad. Cada una de las acciones ejecutadas requiere de un control, evaluación y ajuste sobre el cumplimiento de los logros alcanzados, con el fin de retroalimentar las etapas propuestas.

La programación de las actividades y su control, puede llevarse a cabo utilizando el instrumento que se presenta a continuación:

PLAN DE ACCIÓN

Entidad_______________________ Fecha_________________________

¿QUÉ?
¿PARA QUÉ?
¿CÓMO?
¿CUÁNDO?

¿QUIÉN?

¿CON QUÉ?
 
Acción
Objetivo
Actividad
F.I.

F.C.

F.T.
Responsabilidad
Recursos
Resultado
                 
                 
                 
                 
                 

Fuente: Servicio Nacional de Aprendizaje – SENA

F.I= FECHA INICIAL
F.C= FECHA CONTROL
F.T = FECHA TERMINACIÓN