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También Puedes Archivar por el Sistema de Ordenación Numérico

Friday, August 3, 2012

 

Existe también el sistema Numérico Consecutivo. En este sistema, a todo el material que se va a archivar, se le asigna un número. Su ubicación dentro del archivador es por secuencia numérica.


Se emplea también en instituciones que prestan algún servicio a un volumen de usuarios considerable. Es el caso de compañí¬as de seguros, centros educativos, centros hospitalarios, entidades financieras y bancarias.


Este sistema también en indirecto puesto que se asigna un número o código a cada individuo, asunto o institución y los documentos se archivan con este número. Por lo tanto, para ubicar un documento archivado, es necesario recurrir a un tarjetero ordenado alfabéticamente, con el fin de consultar el número asignado y llevar, adicionalmente, un control o registro de la numeración consecutiva para evitar una doble asignación de número.


Presenta cierto grado de reserva por cuanto únicamente figuran números en el archivador. Facilita la ubicación visual no solo para consultas sino que permite detectar fácilmente la falta de una carpeta.
Sistema Numérico Decimal.


Este asigna un número consecutivo a un asunto principal y para sus subdivisiones se separa con un punto el siguiente dí¬gito consecutivo.

 

Ejemplo:


1 Gerencia
1.1 Resoluciones
1.2 Licitaciones
1.3 Correspondencia despachada
2 Talento Humano
2.1 Historias Laborales
2.2 Capacitación
2.3 Vacaciones
2.4 Cesantías

 

Si hay necesidad de otra subdivisión, se utiliza el mismo procedimiento, a partir de la segunda división así:


2.1 Historias Laborales
2.2 Sánchez Rodrí¬guez, Miguel Ángel
2.3 Usechi Gamboa, Jorge Humberto
2.4 Zawadsky de Rojas, Margarita


El Numérico Decimal, especial en bibliotecas, basado en la división de las áreas de diez en diez por temas así:


10 ADMINISTRACIÓN
20 DERECHO
30 ECONOMÍA
40 FINANZAS
50 HISTORIA


Hasta terminar con los temas.
Para marcar los libros, se agregan más dígitos.


10 ADMINISTRACIÓN
10.00 Administración por categorías
10.01 Exhibiciones
10.02 Productos

 

ARCHIVONORMA  RECOMIENDA:


Utilizar guías y subguías numéricas para rotular con números consecutivos que reemplazan el nombre.