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Todo sobre archivo
Recuperación de la Información y Préstamo de Documentos

Uno de los fines del archivo es proporcionar oportunamente la información o los documentos que los usuarios requieran, de ahí la importancia de una eficiente organización del archivo.

1. SERVICIO DE PRÉSTAMO

Cualquiera que sea el medio que el usuario utilice para solicitar un préstamo de documentos, telefónica, escrita, correo electrónico o personal, debe diligenciarse una ficha de solicitud de préstamo, en la cual se registra el nombre con el cual está clasificado, el asunto, la fecha del documento, del préstamo y de la devolución, la cual no debe exceder de 10 días, con el nombre y la firma de quien lo solicita. Para efectuar un estricto control de los documentos prestados, las fichas se archivan provisionalmente en un sistema cronológico, el cual debe consultarse diariamente para verificar qué documentos deben ser solicitados, en caso de no haber sido devueltos.


RAZÓN SOCIAL
ARCHIVO CENTRAL
 
FICHA DE PRESTAMO
 
Nombre del legajo________________________________
 
Fecha de legajo:_________________________________
 
Código o número:________________________________
 
Solicitado por:___________________________________
 
Dependencia:___________________________________
 
Fecha préstamo:________________________________
 

_____________________
Firma del solicitante

 
Fecha de devolución_____________________________


Una vez devueltos los documentos o el legajo, la ficha puede destruirse. Algunas instituciones guardan esa información como apoyo para decidir períodos de retención de los documentos, con base en un análisis sobre la frecuencia de consulta.

Cuando el expediente o legajo se retira del archivo, en su reemplazo debe colocarse una GUÍA DE FUERA, la cual tiene un bolsillo en la parte delantera, para insertar la tarje de solicitud.

Si el usuario sólo necesita algunos documentos de un legajo, se utilizan entonces HOJAS DE SUSTITUCIÒN, las cuales reemplazarán los documentos prestados, en el lugar que corresponde. No es aconsejable el préstamo de documentos sueltos; en primer lugar, porque su manejo va deteriorando no sólo los documentos, sino los mismos legajos; en segundo lugar, porque existe mayor riesgo de pérdida del documentos suelto.

Aun cuando la información que poseen los archivos es institucional, es necesario, por seguridad y para el desarrollo mismo de la gestión; limitar el préstamo de los documentos hasta determinados niveles, decisión que debe ser tomada por el Comité de Archivo.

El procedimiento para recuperar la información es:

1. Verificar que la ficha de préstamo esté diligenciada correctamente.

2. Ubicar la gaveta del archivador según su índice.

3. Visualizar primero la guía y posteriormente la subguía, en caso de que existan.

4. Buscar detrás de ésta la carpeta solicitada según la clasificación.

5. Insertar en el bolsillo de la guía de fuera, la ficha de préstamo; si se tiene este sistema, o diligenciar la información en la guía, cuando se tienen guías de salida acumulativas.

6. Extraer legajo, nunca la carpeta.

7. Colocar la guía de fuera dentro de la carpeta, en reemplazo del legajo.

HOJA DE SUSTITUCIÓN
 
NOMBRE DE LA COMPAÑÍA:
FECHA_______________________
 
Documento en préstamo.__________________________________
______________________________________________________
 
Clasificación:___________________________________________
 
Fecha del documento:____________________________________
 
Retirado por:___________________________________________
 
Dependencia:___________________________________________
 
FIRMA____________________________
 
 

 

 



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